AVG: Grenzen aan het recht van werknemers op toegang tot persoonsgegevens

1.    De feiten

Een werknemer dient een verzoek in tot formele psychosociale interventie (vermeende daden van psychisch geweld) bij de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPBW).

Vervolgens vroeg hij bij de EDPBW een kopie op van: (1) de persoonlijke aantekeningen van de preventieadviseur, (2) zijn psychosociaal en medisch dossier en (3) het eindverslag van zijn gesprek.

De EDPBW weigerde hierop in te gaan. De werknemer was van mening dat deze weigering in strijd was met zijn recht op toegang, hetgeen wordt gewaarborgd door de AVG. Hij legde de zaak voor aan de GBA.

2.    De beslissing van de Gegevens-beschermingsautoriteit

Het recht op toegang, geregeld in artikel 14 van de AVG, is geen absoluut recht. Het kan worden onderworpen aan beperkingen, mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De afwijking moet voorzien zijn bij wet ;
• Het moet gaan om één van de redenen die in de AVG worden opgesomd (openbare veiligheid, volksgezondheid, enz.);
• De essentie van de fundamentele rechten en vrijheden moeten gerespecteerd worden;
• Het moet gaan om een noodzakelijke en evenredige maatregel voor een democratische samenleving (toepassing van de evenredigheidstest);
• De wettelijke norm moet specifieke bepalingen bevatten met betrekking tot bepaalde kenmerken van de verwerking in kwestie.

In het onderhavige geval kan het recht op toegang tot bepaalde documenten beperkt worden op basis van artikel 32septiesdecies van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk.

Deze bepaling, die zelf in bepaalde uitzonderingen voorziet, is bedoeld om de gezondheid en veiligheid op het werk te waarborgen. Ze stelt de preventieadviseur in staat om een onpartijdig advies te geven dat de werknemers kan beschermen.

Bijgevolg is de Gegevensbeschermingsautoriteit van mening dat de beperking proportioneel is en voldoet aan de hierboven uiteengezette voorwaarden.

De GBA besluit dat het recht op toegang voorzien in de AVG in dit geval niet geschonden is.

Te onthouden ?

Het recht op toegang tot persoonsgegevens, voorzien in artikel 14 van AVG, kan aan bepaalde beperkingen worden onderworpen of zelfs geheel worden uitgesloten. De onderhavige beslissing is hiervan een illustratie, in de context van een klacht over psychisch geweld.

In haar beslissing gaat de GBA ook in op het antwoord dat de werkgever moet geven wanneer een werknemer zijn recht op toegang rechtstreeks bij de werkgever inroept. De werkgever mag alleen een kopie van het advies van de preventieadviseur verstrekken als het verzoek deel uitmaakt van een verzoek tot formele psychosociale interventie en de werknemer van plan is verdere juridische stappen te zetten.

Bron: GBA, beslissing 155/2023 van 27 november 2023, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.