Fiscaal gunstregime bij nacht- en ploegenarbeid: nieuwe regels voor de uitzendsector

Sinds 1 oktober 2022 zijn uitzendkantoren verplicht om een akkoord te sluiten met de gebruiker omtrent het fiscaal gunstregime inzake de vrijstelling van de doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ploegen- of nachtarbeid. Een nieuw Koninklijk Besluit legt nu de vereisten vast waaraan dat akkoord moet voldoen. De nodige aanpassingen dienen tegen 1 januari 2025 te gebeuren.

Context

Bedrijven die gebruik maken van o.a. ploegen- of nachtarbeid, kunnen onder bepaalde voorwaarden genieten van een fiscaal gunstregime. Hierdoor dient een deel van de bedrijfsvoorheffing op de lonen niet doorgestort te worden aan de fiscus. Voor meer informatie over de voorwaarden van deze vrijstelling verwijzen we naar een eerdere Sotra News.

Sinds de wet van 28 maart 2022 gelden specifieke voorwaarden wanneer uitzendkantoren dit fiscaal gunstregime toepassen voor uitzendkrachten die bij een gebruiker tewerkgesteld worden in een regime waarvoor de vrijstelling geldt.

Zo moeten sinds oktober 2022 het uitzendkantoor en de gebruiker schriftelijk bepaalde afspraken hierover maken. Ook kan het uitzendkantoor enkel gebruik maken van het gunstregime mits het akkoord van de gebruiker Het Koninklijk Besluit van 16 september 2024 bepaalt nu de concrete inhoud van een dergelijk akkoord. Het gaat om procedurele afspraken, een samenwerkingsplicht en een aansprakelijkheidclausule.

Deze verplichte bepalingen kunnen ook deel uitmaken van de algemene voorwaarden van de commerciële overeenkomst tussen uitzendkantoor en gebruiker.

Verplichte verklaring van de gebruiker

Om van het fiscaal gunstregime te kunnen genieten, moet het uitzendkantoor een schriftelijke verklaring van de gebruiker kunnen voorleggen. Die procedurele verplichting moet in de overeenkomst worden vermeld.

De verklaring van de gebruiker moet de volgende inhoud hebben:

• De bevestiging van de tewerkstelling van de uitzendkracht in een regime dat recht geeft op de gunstmaatregel (met een precisering van het type arbeid);
• De bevestiging van de gebruiker het bewijs kan leveren dat aan de toepassingsvoorwaarden is voldaan;
• Eventueel ook de informatie omtrent het verschil in omvang van het werk van de verschillende ploegen, aangezien dit ook een invloed kan hebben op de omvang van de vrijstelling.

De overeenkomst dient ook te verduidelijken hoe het uitzendkantoor het bestaan en het tijdstip van de verklaring kan aantonen aan de fiscale administratie. De vorm waarin de verklaring moet gebeuren, is niet uitdrukkelijk geregeld.

Samenwerkingsplicht en aansprakelijkheidsclausule

De overeenkomst moet een bepaling bevatten waarin de gebruiker zijn medewerking garandeert aan het uitzendkantoor om te kunnen aantonen dat er aan de toepassingsvoorwaarden van de vrijstelling is voldaan.

Tot slot moet de aansprakelijkheid van de gebruiker ten aanzien van het uitzendkantoor in de overeenkomst worden vastgelegd voor de schade die ontstaat wanneer de gebruiker heeft verklaard dat de uitzendkracht nacht- of ploegenarbeid heeft verricht, maar het bewijs daarvan niet levert.

Inwerkingtreding

De nieuwe regels zijn van toepassing op lonen die vanaf 1 januari 2025 worden betaald of toegekend.

Te onthouden?

Uitzendkantoren moeten een akkoord sluiten met hun gebruikers wanneer ze willen genieten van de vrijstelling van de doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor nacht- en ploegenarbeid. Het koninklijk besluit van 16 september 2024 bepaalt hoe dat akkoord er moet uitzien en welke verklaringen er door de gebruiker moeten worden afgeleverd. De nodige aanpassingen moeten tegen 1 januari 2025 gerealiseerd zijn.

Bron:Koninklijk Besluit van 16 september 2024 tot vastlegging van de wijze waarop de ondernemingen die erkend zijn voor uitzendarbeid het akkoord moeten aantonen voor de toepassing van de in artikel 275⁵ van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 bedoelde vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing en tot correctie van artikel 95² van het KB/WIB 92, BS 23 september 2024.