De nieuwe regels inzake het verplicht telewerk vanaf 20 november 2021

Om de verspreiding van COVID-19 op het werk te vermijden, is het telewerk opnieuw algemeen verplicht. In onderling akkoord zijn terugkeermomenten beperkt mogelijk.

Wij lichten de nieuwe regels toe en vatten de concrete actiepunten samen.

1. De nieuwe telewerkverplichtingen

Het telewerk is opnieuw algemeen verplicht bij alle ondernemingen, verenigingen en diensten en dit voor alle personen die er werkzaam zijn (werknemers, zelfstandige dienstverleners, etc.).

De verplichting geldt niet wanneer:

• Het telewerk onmogelijk is omwille van de aard van de functie; 
• Het telewerk onmogelijk is voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of dienstverlening.

2. Terugkeermomenten, mits onderlinge toestemming

Werkgevers mogen terugkeermomenten inplannen voor diegenen die verplicht moeten telewerken.

• Vanaf 20 november 2021 is 1 terugkeermoment per week mogelijk;
• Vanaf 13 december 2021 zijn 2 terugkeermomenten per week toegestaan.

In deze context moeten de volgende maatregelen gerespecteerd worden:

• De terugkeermomenten moeten in onderling akkoord gebeuren. Werknemers kunnen niet verplicht worden om deel te nemen aan de terugkeermomenten;
• De beslissing om terugkeermomenten te organiseren moet gebeuren met inachtneming van de regels van het sociaal overleg in de onderneming, waarbij de voorwaarden om dit veilig te kunnen doen moeten worden afgetoetst.

Werkgevers met een CPBW, kunnen derhalve het CPBW samenroepen om de personeelsafgevaardigden te informeren over de beslissing om terugkeermomenten toe te laten.

Wanneer werkgevers terugkeermomenten organiseren, dan zijn zij nog steeds verplicht om passende preventieve maatregelen te nemen om de verspreiding van COVID-19 op het werk te voorkomen (cfr. Generieke Gids). Meer bepaald moet de werkgever de werknemers vooraf informeren over de geldende preventiemaatregelen en moet ervoor gezorgd worden dat de verplaatsing naar het werk met het openbaar vervoer tijdens de piekuren, of via carpooling zo veel mogelijk vermeden wordt.

3. Administratieve verplichtingen

Er moeten twee administratieve verplichtingen worden gerespecteerd.

Registratieplicht

Werkgevers moeten maandelijks online registreren (i) hoeveel personen er op een bepaalde locatie werken en (ii) hoeveel personen er een functie hebben die onmogelijk via telewerk kan worden volbracht.

Deze aangifte dient te gebeuren via de portaalsite van de RSZ: KLIK HIER. De tool zal beschikbaar zijn vanaf 24 november 2021.

Voor de periode van 22 november 2021 tot en met 31 december 2021, moeten de cijfers ingegeven worden, volgens hetgeen geldt op woensdag 24 november 2021. De aangifte moet worden ingediend, uiterlijk op 30 november 2021.

De aangiften voor de volgende periodes hebben betrekking op de situatie op de eerste werkdag van de maand en moeten gebeuren, uiterlijk op de zesde werkdag van de maand. Wanneer de cijfers evenwel identiek zijn aan de vorige periode, dient geen nieuwe registratie te gebeuren.

KMO’s waar minder dan 5 personen werkzaam zijn, moeten geen registratie doen. De registratieplicht geldt evenmin voor een aantal andere specifieke sectoren, zoals de gezondheidszorg, bepaalde instellingen van het onderwijs etc.

Verplichting om een attest af te leveren

De werkgevers moeten aan de personen die in hun vestigingseenheden werkzaam zijn een attest of bewijsstuk bezorgen dat de noodzaak van hun aanwezigheid op de werkplaats bevestigt.

4. Actiepunten 

De bedrijven zullen de volgende concrete acties moeten ondernemen:

1. Per bedrijfslocatie nagaan hoeveel personen (werknemers en anderen) er werkzaam zijn;

2. Per bedrijfslocatie nagaan hoeveel personen een functie hebben die onmogelijk via telewerken kan vervuld worden;

3. Een attest bezorgen aan deze personen dat de noodzaak van de aanwezigheid op de werkplaats bevestigt;

4. De online-tool invullen op de portaalsite van de RSZ;

5. Indien er terugkeermomenten georganiseerd worden:

• Een vergadering organiseren met het CPBW (indien er één is) om overleg te plegen over de organisatie van de terugkeermomenten;
• Eventueel een rooster opstellen of een tool ter beschikking stellen aan de werknemers om het terugkeermoment in te plannen.

6. De regels en preventiemaatregelen uitdrukkelijk communiceren aan de werknemers;

7. Toezicht organiseren binnen de onderneming om de naleving van de regels te controleren.

Te onthouden?

Het telewerk is tijdelijk weer algemeen verplicht.

De werkgevers moeten gebruik maken van een online-tool op de portaalsite van de RSZ om aan te geven hoeveel personen per bedrijfslocatie niet kunnen telewerken en een attest bezorgen aan deze personen om de noodzaak van hun aanwezigheid op het werk te bevestigen.

Terugkeermomenten kunnen georganiseerd worden, mits er een akkoord is tussen de werkgever en de betrokken personen. Niemand kan evenwel verplicht worden om hiervan gebruik te maken.

Wij actualiseren momenteel onze praktische gids inzake telewerk voor bijkomende toelichtingen en details. Deze zal spoedig opnieuw gepubliceerd worden.

Bron: Koninklijk besluit van 19 november 2021 houdende wijziging van het koninklijk besluit van 28 oktober 2021 houdende de nodige maatregelen van bestuurlijke politie teneinde de gevolgen voor de volksgezondheid van de afgekondigde epidemische noodsituatie betreffende de coronavirus COVID-19-pandemie te voorkomen of te beperken, B.S. 19 november 2021, tweede editie, p. 113643