GDPR : Wees discreet over de redenen van een ontslag tov. de rest van het personeel

Context

Een werkneemster in dienst van een publieke werkgever is arbeidsongeschikt. De preventieadviseur-arbeidsarts (PAAA) verklaart haar definitief ongeschikt. De arbeidsovereenkomst neemt vervolgens een einde omwille van medische overmacht. Tijdens een teamvergadering informeert de directie daarna het personeel over het vertrek en leest ze het verslag van de PAAA voor. Deze informatie wordt vervolgens in de notulen van de vergadering opgenomen. 

De werkneemster verneemt dat haar collega’s werden geïnformeerd over haar definitieve arbeidsongeschiktheid. Zij dient daarop een klacht in bij de gegevensbeschermingsautoriteit (“GBA”).

Beslissing van de GBA

De GBA brengt in herinnering dat de informatie over de afwezigheid van de werkneemster, het verslag van de PAAA en haar arbeidsongeschiktheid, gezondheidsgerelateerde gegevens uitmaken, waarvan de verwerking slechts in specifieke omstandigheden is toegestaan.

Bij een verwerking voor een ander doel dan dat waarvoor de gegevens verzameld zijn (verdere verwerking), dient de verdere verwerking verenigbaar te zijn met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk verzameld werden (oorspronkelijke verwerking).

In casu, stelt de GBA, was de oorspronkelijke verwerking door de HR-dienst bedoeld voor het personeelsbeheer:de formaliteiten inzake het einde van de arbeidsrelatie, het outplacement enz. De verdere verwerking, zijnde de communicatie aan het personeel van de gegevens in het verslag van de PAAA, was niet verenigbaar met dit oorspronkelijk doel.

Bijgevolg diende de verdere verwerking te voldoen aan afzonderlijke specifieke voorschriften, wat niet het geval was. Daarnaast wijst de GBA erop dat, om te voldoen aan het beginsel gegevensminimalisering, de aankondiging beperkt had moeten blijven tot het feit dat de betrokkene niet langer deel uitmaakte van het personeel.

Gelet op deze inbreuken op de AVG, legt de Autoriteit de werkgever een sanctie op. Aangezien de werkgever een publieke overheid is waarvoor de GBA niet bevoegd is om een boete op te leggen, beperkt ze zich tot een berisping.

Te onthouden?

Wanneer een werkgever communiceert over een ontslag, dan moet hij discreet blijven. De informatie blijft het best beperkt tot het feit dat de werknemer het bedrijf verlaat, zonder de redenen voor het vertrek te vermelden. Dit is zeker het geval, wanneer er sprake is van gevoelige gegevens, zoals bijvoorbeeld gezondheidsgegevens.

Heeft u vragen over deze News, aarzel dan niet om contact op te nemen met één van onze advocaten.

Bron: Gegevensbeschermingsautoriteit, beslissing nr. 115/2022, van 19 juli 2022, beschikbaar op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.