Le nouvelle loi sur la recherche privée régit les possibilités d’enquête des employeurs

Sur le lieu de travail, les enquêtes privées peuvent s'avérer utiles, et les employeurs y ont de plus en plus recours. Le cadre légal concernant les enquêtes privées a été renouvelé, ce qui entraîne de nouvelles obligations pour les employeurs. Ces obligations s'appliquent également lorsque l'employeur confie une enquête interne à un membre du service des ressources humaines.

Contexte

Les employeurs recourent souvent à des enquêtes privées pour examiner des faits ou le comportement des travailleurs, par exemple dans le cadre d’investigations internes sur des cas de fraude ou de la collecte de preuves en vue d’un licenciement pour motif grave (cf. Sotra News).

Le législateur a décidé, avec la Loi réglementant la recherche privée du 18 mai 2024, de mettre à jour le cadre légal des activités de recherche privée. Ces nouvelles règles sont entrées en vigueur le 16 décembre 2024.

Ce nouveau cadre légal est pertinent pour l'employeur non seulement lorsqu'il fait appel à un enquêteur externe, mais également lorsqu'il mène lui-même une enquête (par exemple, via un collaborateur des ressources humaines). Dans cette news, nous commentons les principales nouveautés introduites par cette loi.

1.    Obligation de transparence envers les travailleurs

L'employeur qui souhaite recourir à une enquête privée sur le lieu de travail doit informer ses travailleurs à l'avance de cette possibilité. Cela doit se faire par le biais d’une politique définissant l’usage autorisé et les modalités à respecter.

Ce cadre transparent et exécutoire doit être établi après consultation des partenaires sociaux. Bien que la loi ne précise pas de formalités particulières, une politique d’entreprise semble être l’outil le plus approprié.

Une période de transition de deux ans est prévue pour permettre aux employeurs de se conformer à cette nouvelle obligation. Ils ont jusqu’au 16 décembre 2026 pour élaborer et communiquer cette politique aux travailleurs. Passé ce délai, les employeurs défaillants ne pourront plus légalement recourir à des enquêtes privées. Un enquêteur externe engagé par un employeur défaillant devra refuser la mission.

2.    Enquêtes internes menées par le service des ressources humaines

La loi s'applique à l'employeur qui fait appel à un enquêteur externe, mais aussi à son propre « service interne de recherche privée ». Cela inclut, par exemple, également un membre du service des ressources humaines qui n’effectue qu’occasionnellement des recherches, comme l’analyse de vidéosurveillance, de lecteurs de badges ou l’audition de collègues. Par contre, les recherches menées pour répondre à une obligation légale (par exemple, par un conseiller en prévention) ne sont pas concernées.

Contrairement à l'enquêteur externe, le membre des ressources humaines est dispensé de l'obligation de détenir un permis et une carte d'identification.

Les enquêteurs internes doivent néanmoins se conformer aux autres dispositions prévues par la loi, telles que :

• respect d’interdictions explicites : il est interdit, par exemple, de donner l’impression, d’une quelconque manière, à une personne interrogée qu’elle n’est pas libre de répondre ou d’utiliser des ruses ou des techniques de provocation.
• tenue d’un registre de mission et constitution d'un dossier de recherches qui comprend un résumé chronologique de toutes les actions entreprises.
• rapport final : dans le mois qui suit la dernière opération de recherche, l'enquêteur doit remettre à l'employeur un rapport d'enquête écrit.

3.    Sanctions

Si l'enquête privée ne respecte pas les obligations légales, le juge sera libre d'apprécier la valeur probante qu'il accorde aux résultats de la recherche privée. La sanction est plus sévère dans le cas d'une recherche demandée par un employeur qui n’a pas la politique obligatoire ou lorsque les preuves ont été obtenues irrégulièrement. Dans ce cas, l'enquête est en tout état de cause nulle et ses résultats ne pourront pas être utilisés en justice.

Que retenir ?

Les employeurs qui souhaitent recourir à des recherches privées doivent avoir mis en place une politique en ce sens au plus tard le 16 décembre 2026. En outre, les règles concernant les méthodes de recherche doivent également être respectées dans le cadre des recherches internes.

Source : Loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée, M.B.,6 décembre 2024.