Nieuwe wet private opsporing regelt de onderzoeksmogelijkheden van werkgevers

Op de werkvloer kunnen private onderzoeken van pas komen, en werkgevers maken er steeds vaker gebruik van. Het wettelijk kader voor private opsporing werd vernieuwd en dat brengt nieuwe verplichtingen voor werkgevers met zich mee. Deze gelden bovendien ook wanneer de werkgever een intern onderzoek laat voeren door een HR-medewerker.

Context

Ook werkgevers doen regelmatig een beroep op privaat onderzoek om feiten of gedragingen van werknemers te laten onderzoeken. Denk maar aan interne onderzoeken naar fraude of het verzamelen van bewijs in geval van een ontslag om dringende reden (zie voorbeeld in deze Sotra News).

De wetgever besloot met de Wet tot regeling van de private opsporing (WPO) van 18 mei 2024 om voor update van het een wettelijk kader voor de private opsporingsactiviteiten te zorgen. De nieuwe regels zijn op 16 december 2024 in werking getreden.

Dit nieuw wettelijk kader is voor de werkgever niet alleen relevant wanneer hij een beroep doet op een externe onderzoeker, maar ook wanneer hij zelf een onderzoek voert (vb. door een HR-medewerker). In deze news belichten we kort een aantal van de belangrijkste nieuwigheden van deze wet.

1.    Verplichte transparantie naar werknemers toe

De werkgever die een beroep wil doen op privaat onderzoek op de werkvloer dient zijn werknemers op voorhand te informeren over deze mogelijkheid. Dat moet gebeuren via een reglement met afspraken waarin het toegelaten gebruik en de te respecteren modaliteiten worden uiteengezet.

Het moet over een transparant en afdwingbaar kader gaan, dat tot stand komt na overleg met de sociale partners. De wet legt geen vormvoorwaarden op, en bijgevolg lijkt een bedrijfspolicy hiervoor het aangewezen instrument.

Voor deze nieuwe verplichting wordt er in een overgangsperiode van 2 jaar voorzien: werkgevers hebben tot 16 december 2026 de tijd om een dergelijke policy op te stellen en te communiceren met de werknemers. Na die datum zal de werkgever die in gebreke blijft geen rechtsgeldig beroep meer kunnen doen op privaat onderzoek. De externe onderzoeker die in dat geval een opdracht krijgt van een werkgever, zal die moeten weigeren.

2.    Interne onderzoeken door HR-medewerkers

De wet is van toepassing op de werkgever die een beroep doet op een externe onderzoeker, maar ook op zijn eigen ‘interne dienst voor private opsporing’. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de HR-medewerker die slechts sporadisch en incidenteel onderzoeken voert (vb. de analyse van camerabeelden, de analyse van badgereaders, bevraging collega’s, etc.). Onderzoeken ter uitvoering van een wettelijke verplichting (vb. het onderzoek van de preventieadviseur) vallen hier niet onder.

In tegenstelling tot de externe onderzoeker, is de HR-medewerker vrijgesteld van de verplichting om over een vergunning en identificatiekaart te beschikken.

Wel moeten de interne onderzoekers aan de andere bepalingen van de wet voldoen, zoals bijvoorbeeld:

• Het respecteren van een aantal expliciete verboden, zoals het verbod om tijdens een interview op welke wijze dan ook de indruk te scheppen dat de bevraagde persoon niet vrij is om te antwoorden, of het verbod op het hanteren van provocatietechnieken en listen.
• Het bijhouden van een opdrachtenregister en het aanleggen van een onderzoeksdossier, waarin een chronologisch overzicht van alle verrichte handelingen worden opgenomen.
• Binnen de maand na de laatste onderzoeksverrichting moet de onderzoeker een schriftelijk onderzoeksrapport (eindrapport) overmaken aan de werkgever.

3.    Gevolg van een schending van de wet

Wanneer het privaat onderzoek niet voldoet aan de wettelijke verplichtingen, dan zal de rechter vrij oordelen welke bewijswaarde hij aan de resultaten van het onderzoek wenst toe te kennen. De sanctie is strenger bij een onderzoek in opdracht van een werkgever dat zonder het verplichte reglement gebeurde of wanneer het bewijs op oprechtmatige wijze werd verkregen. In dat geval is het onderzoek in ieder geval nietig en kunnen de resultaten ervan niet worden gebruikt in de rechtbank.

Te onthouden?

Werkgevers die gebruik willen maken van privaat onderzoek moeten ten laatste op 16 december 2026 een reglement met regels over private onderzoeken hebben geïmplementeerd. Daarnaast moeten de regels met betrekking tot de onderzoeksmethodes ook bij interne onderzoeken worden gerespecteerd.

Bron: Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing, BS 6 december 2024.