Fiscale circulaire verduidelijkt voorwaarden vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing bij ploegenarbeid

Context 

Werkgevers die gebruik maken van nacht- en ploegenarbeid kunnen rekenen op een lastenverlaging in de vorm van een gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing die werkgevers inhouden op het loon van hun werknemers.  

De fiscale administratie verdedigde altijd een erg strikte interpretatie van de voorwaarden van de vrijstelling, wat problematisch was voor ondernemingen met een fluctuerend arbeidsvolume. De discussie over de interpretatie werd beslecht in een arrest van het Grondwettelijk Hof van 8 februari 2024. Het Hof oordeelde dat het niet ongrondwettig is dat de vrijstelling voor ploegenarbeid enkel geldt wanneer de ploegen zowel qua inhoud als qua omvang hetzelfde werk doen.  

Om meer rechtszekerheid te bieden voerde wetgever een overgangsregeling ‘ploegenarbeid-bis’ in, waarbij de opeenvolgende ploegen niet verplicht werk van dezelfde omvang dienen te verrichten. Deze ‘bis-variant’ loopt af op 31 december 2026. 

Een nieuwe fiscale circulaire van 30 juli 2025 moet nu het criterium ‘hetzelfde werk qua inhoud en omvang’ en het onderscheid tussen de vrijstelling voor ‘klassieke ploegenarbeid’ en voor ‘ploegenarbeid-bis’ verduidelijken.  

Meer duidelijkheid over de toepassing van de klassieke regeling

Volgens deze nieuwe circulaire laat de administratie voor ‘klassieke ploegenarbeid’ een verschil in omvang van het werk toe van maximaal 10% tussen de opeenvolgende ploegen. 

De circulaire verduidelijkt dat de omvang kan worden gemeten aan de hand van het aantal werknemers van de ploeg. Ook andere feitelijke elementen die een invloed hebben op de omvang van het werk, zoals het aantal werkuren, kunnen hiervoor gebruikt worden.  

Bovendien kan ook met een verschil van meer 10% nog gebruik gemaakt worden van de klassieke regeling, op voorwaarde dat deze afwijking niet de intentie van de werkgever was en het gevolg is van omstandigheden buiten zijn wil, zoals bijvoorbeeld ziekte. Een overschrijding van de 10%-tolerantie is dus slechts aanvaardbaar als ze aantoonbaar niet aan de werkgever kan worden toegerekend. 

Correctiefactor bij de bis-variant 

De fiscale circulaire benadrukt dat bij de bis-variant de omvang van het werk niet (quasi-)gelijk moet zijn. De vrijstelling vermindert wel naargelang het verschil in omvang van het werk tussen de opeenvolgende ploegen groter is (de correctiefactor). Deze correctiefactor toont het maandelijks verschil in omvang, en wordt niet op dezelfde manier berekend als de 10%-tolerantie bij de klassieke regeling.  

Flexibele keuze tussen de twee regelingen 

Werkgevers kunnen daarnaast ook verschillende ploegenstelsels hebben, waarvoor ook per maand verschillende vrijstellingsregelingen kunnen worden toegepast. Binnen eenzelfde onderneming kan dus zowel de bis-variant als de klassieke regeling worden toegepast. De circulaire preciseert wel dat voor alle ploegenstelsels binnen dezelfde onderneming waarvoor de bis-variant wordt toegepast, dezelfde correctiefactor moet worden toegepast.  

Wanneer er met een drieploegenstelsel (ochtend-, middag- en nachtploeg) wordt gewerkt, moet de werkgever iedere maand kiezen of hij de nachtploeg opneemt in het ploegenstelsel of niet. Indien de nachtploeg niet mee opgenomen wordt in het ploegenstelsel, kan de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing voor nachtarbeid worden toegepast op de nachtploeg, wanneer aan de voorwaarden is voldaan. Voor de ochtend- en middagploeg kan dan de bis-variant worden toegepast, indien de ploegen aan de overige voorwaarden voor de vrijstelling voldoen. De vrijstelling voor nachtarbeid en die voor ploegenarbeid kunnen niet gecumuleerd worden voor eenzelfde ploeg. 

Te onthouden? 

De fiscale circulaire van 30 juli 2025 verduidelijkt dat bij ‘klassieke ploegenarbeid’ een verschil in werkomvang tot 10% tussen de ploegen aanvaardbaar is, en dat ook grotere verschillen mogelijk zijn wanneer deze zich buiten de wil van de werkgever voordoen, zoals bij ziekte. De bis-variant, die eind 2026 afloopt, laat grotere verschillen toe maar past een correctiefactor toe die de vrijstelling vermindert. Werkgevers kunnen per maand en per ploegensysteem kiezen tussen beide regelingen, zolang de respectievelijke voorwaarden worden nageleefd. 

Bron: Circulaire 2025/C/50 over de ‘vrijstelling van doorstoring van de bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid’, wat betreft de voorwaarde ‘de ploegen doen hetzelfde werk zowel qua inhoud als qua omvang’, beschikbaar via Fisconetplus.be.