Indemnités de télétravail : nouvelles précisions de l’administration fiscale

En juillet 2020, l’administration fiscale publiait une circulaire relative à l’indemnité forfaitaire de télétravail (voyez notre News à ce sujet). Celle-ci a suscité de nombreuses incertitudes auprès des employeurs et des travailleurs.

Ce 26 février 2021, l’administration fiscale a publié une nouvelle circulaire, qui abroge (notamment) la précédente. Cette circulaire aborde plus largement les possibilités de remboursement des frais liés au télétravail.

Dans sa circulaire 2021/C/20 du 26 février 2021, l’administration fiscale passe en revue les différents systèmes de remboursement (forfaitaire) de frais liés au télétravail.

L’administration précise certaines conditions à remplir en vue d’une exonération d’impôts et introduit plusieurs nouveautés.

1. Indemnité forfaitaire de bureau 

i) La condition de « télétravail structurel et régulier »

L’administration fiscale accepte que les employeurs octroient une indemnité forfaitaire de bureau aux travailleurs qui effectuent du télétravail « de manière structurelle et sur base régulière ».

Dans le cadre de la crise actuelle et jusqu’à présent, l’indemnité pouvait être octroyée aux travailleurs qui prestaient, au minimum, 5 jours ouvrables par mois de télétravail.

Dorénavant, la condition de « télétravail structurel et régulier » implique de prester l’équivalent d’une journée de télétravail par semaine (évaluation sur une base mensuelle). Différentes situations sont admises : un jour de télétravail par semaine, une semaine de télétravail par mois (système de rotation), deux heures de télétravail par jour, etc.

Par ailleurs, le paiement de l’indemnité forfaitaire peut être maintenu pendant les « congés annuels ordinaires » du travailleur.

ii) Nouveau montant maximal (2e trimestre 2021)

L’indemnité forfaitaire s’élève, en principe, à maximum 129,48 EUR par mois (montant en vigueur depuis le 1er avril 2020).

Durant le second trimestre 2021, ce plafond est toutefois temporairement porté à 144,31 EUR.

A cet égard, il est rappelé que le montant maximum ne doit pas nécessairement être proratisé pour les travailleurs à temps partiel.

iii) « Frais de bureau » couverts

L’administration fiscale précise les postes supposés être couverts par l’indemnité forfaitaire de bureau.

L’indemnité couvre notamment : l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (y compris, la location et les amortissements éventuels de l’espace), les fournitures informatiques et d’impression (papier, clé USB, tapis de souris, encre, etc.), les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à billes, etc.), les fournitures de base (eau, électricité et chauffage), les frais d’entretien, les frais d’assurance, le précompte immobilier, le café et les rafraichissements.

2. Cumul de l’indemnité forfaitaire avec le remboursement de certains équipements

L’administration admet que l’employeur puisse cumuler l’indemnité forfaitaire de bureau avec le remboursement du prix d’achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique.

La circulaire énumère, de manière limitative, le mobilier et le matériel concernés. Sont notamment visés : le siège, la table et l’armoire de bureau, la lampe de bureau fonctionnelle, un second écran d’ordinateur, une imprimante et/ou un scanner, un clavier, une souris ou encore un casque téléphonique.

L’employeur peut en rembourser le prix d’achat, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau, si ces équipements :

• Reposent sur des pièces justificatives réelles ;
• Sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile « de manière normale ».

Concernant les modalités de remboursement, l’administration précise que l’employeur peut effectuer le remboursement, soit en une seule fois, soit sur plusieurs années en tenant compte d’une durée d’utilisation normale (précisée dans la circulaire).

Lorsque l’activité professionnelle (ou le télétravail) prend fin avant l’expiration de la durée normale d’utilisation des investissements, et que le travailleur ne doit pas rembourser la valeur résiduelle réelle à l’employeur, cette valeur doit par contre être imposée comme un avantage de toute nature.

3. Cumul de l’indemnité forfaitaire avec la mise à disposition de certains équipements

L’administration accepte que la mise à disposition des équipements énumérés ci-dessus puisse être cumulée à l’indemnité forfaitaire et ne donne pas lieu à l’imposition d’un avantage de toute nature pour autant, à nouveau, qu’ils soient « nécessaires pour exercer de manière normale l’activité professionnelle à domicile ».

4. Autres interventions forfaitaires admises

L’administration rappelle qu’elle admet un double forfait de 20 EUR/mois pour l’usage professionnel d’un ordinateur privé et d’une connexion internet privée par le travailleur.

En outre, un nouveau forfait est explicitement admis : lorsque le travailleur utilise, à des fins professionnelles, un second écran d’ordinateur, une imprimante et/ou un scanner privés (un ordinateur devant être mis à disposition par l’employeur). Dans ce cas, l’employeur peut octroyer une indemnité de 5 EUR (par mois et par élément), avec un plafond absolu de 10 EUR, durant une période maximale de 3 ans.

Que retenir ?

Moyennant le respect des conditions visées dans la circulaire, un employeur peut désormais accorder, de manière cumulative, aux travailleurs qui font du télétravail de manière régulière et structurelle :

• 129,48 EUR/mois pour les frais de bureau (144,31 EUR/mois en avril, mai et juin 2021) ;
• 20 EUR/mois pour l’usage professionnel d’une connexion internet privée ;
• 20 EUR/mois pour l’usage professionnel d’un ordinateur privé OU 5/10 EUR/mois pour l’usage professionnel d’un second écran, d’une imprimante et/ou d’un scanner privés ;
• Le remboursement du prix d’achat ou la mise à disposition gratuite de certains mobiliers de bureau et/ou matériels informatiques, énumérés limitativement.

Source : circulaire 2021/C/20 relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail