Onkostenvergoedingen voor telewerk: de fiscus verduidelijkt zijn standpunten

In juli 2020 publiceerde de fiscale administratie een circulaire met betrekking tot de forfaitaire onkostenvergoeding voor telewerk (zie ons News over dit onderwerp). Deze circulaire was niet helemaal in lijn met de standpunten van de RSZ en gaf aanleiding tot heel wat onduidelijkheden.

Op 26 februari 2021 publiceerde de fiscale administratie een nieuwe circulaire die de vorige versie opheft. Deze circulaire behandelt op een ruimere manier de mogelijkheden om kosten gelinkt aan telewerk te vergoeden.

In haar circulaire 2021/C/20 van 26 februari 2021 behandelt de fiscale administratie de verschillende mogelijkheden om kosten gelinkt aan telewerk (forfaitair) terug te betalen.

De administratie preciseert bepaalde voorwaarden die vervuld moeten worden om een belastingvrijstelling te kunnen genieten. Tegelijk lanceert ze verschillende nieuwe aandachtspunten.

1. Forfaitaire kantoorvergoeding 

i) De voorwaarde van “structureel en regelmatig telewerk”

De fiscale administratie aanvaardt dat werkgevers een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen aan werknemers die “op een structurele manier en op regelmatige basis” thuiswerken.

De voorwaarde “structureel en regelmatig telewerk” houdt in dat een werknemer gemiddeld één werkdag per week thuiswerkt (beoordeling op maandelijkse basis). Hierbij zijn verschillende situaties toegelaten: één thuiswerkdag per week, één thuiswerkweek per maand (rotatiesysteem), twee uur telewerk per dag, enz.

Bovendien kan een forfaitaire vergoeding ook uitbetaald worden tijdens het “normale jaarlijkse verlof” van de werknemer.

ii) Nieuw plafondbedrag (2e kwartaal 2021)

In principe bedraagt de forfaitaire vergoeding maximaal 129,48 EUR per maand (bedrag van kracht sinds 1 april 2020).

Tijdens het tweede kwartaal van 2021 (april, mei, juni) wordt deze maximumgrens tijdelijk nog verhoogd tot 144,31 EUR.

Er is geen verplichting om het toegekende bedrag te proratiseren bij deeltijds werk, voor zover er sprake is van structureel en regelmatig telewerk.

iii) Dekking “Kantoorkosten”

De fiscale administratie preciseert ook verder het type van kosten die gedekt worden door een forfaitaire kantoorvergoeding.

De vergoeding dekt: het gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte), printer- en computermateriaal (papier, USB-stick, muismat, inkt, enz.), kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpennen, enz.), nutsvoorzieningen (water, elektriciteit en verwarming), onderhoudskosten, verzekeringskosten, onroerende voorheffing, koffie en versnaperingen.

2. Cumul van de forfaitaire vergoeding met de terugbetaling van bepaald materiaal

De administratie geeft toe dat de werkgever de forfaitaire kantoorvergoeding mag cumuleren met de terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal.

De circulaire somt limitatief het meubilair en materiaal op, meer bepaald: bureaustoel, bureautafel en -kast, functionele bureaulamp, tweede computerbeeldscherm, printer en/of scanner, toetsenbord, muis of hoofdtelefoon.

De bijkomende terugbetaling van dergelijke kosten, wordt evenwel enkel aanvaard indien:

• Het gebaseerd is op werkelijke bewijsstukken;
• Het materiaal noodzakelijk is om thuis “op een normale wijze” de beroepsactiviteit te kunnen uitoefenen.

Wat de terugbetalingsmodaliteiten betreft, preciseert de administratie dat de werkgever deze terugbetaling in één keer kan doen of gespreid over meerdere jaren, rekening houdend met een normale gebruiksduur (toegelicht in de circulaire).

Als de beroepsactiviteit (of het telewerk) eindigt voor het verstrijken van de normale gebruiksduur van de investering en de werknemer de reële restwaarde niet moet terugbetalen aan de werkgever, dan moet deze waarde wel belast worden als een voordeel van alle aard.

3. Cumul van de forfaitaire vergoeding met de terbeschikkingstelling van bepaald materiaal

De administratie aanvaardt dat de terbeschikkingstelling van het hierboven opgesomde materiaal gecumuleerd mag worden met de forfaitaire vergoeding en niet als voordeel van alle aard belast wordt, voor zoverre dat – opnieuw – dit materiaal noodzakelijk is om thuis de beroepsactiviteit op een normale manier uit te oefenen.

4. Andere toegelaten forfaitaire tussenkomsten

De administratie herhaalt dat ze een dubbel forfait van 20 EUR/maand toelaat voor het professionele gebruik van een privé-computer en privé-internetaansluiting door de werknemer.

Bovendien wordt uitdrukkelijk een nieuw forfait toegestaan, namelijk wanneer de werknemer voor professionele doeleinden een tweede eigen scherm, printer en/of scanner gebruikt, terwijl de werkgever wel een bedrijfsPC ter beschikking stelt. In dit geval mag de werkgever een vergoeding van 5 EUR toekennen (per maand en per item), met een absolute maximumgrens van 10 EUR, gedurende een maximale termijn van 3 jaar.

Te onthouden? 

Indien aan de voorwaarden in de circulaire voldaan wordt, mag een werkgever vanaf nu, op cumulatieve wijze, de volgende bedragen toekennen aan werknemers die op structurele en regelmatige wijze thuiswerken :

• 129,48 EUR/maand voor kantoorkosten (144,31 EUR/maand in april, mei en juni 2021);
• 20 EUR/maand voor het professionele gebruik van een privé-internetaansluiting;
• 20 EUR/maand voor het professionele gebruik van een privé-computer OF 5/10 EUR/maand voor het professionele gebruik van een tweede eigen scherm, printer en/of scanner wanneer de werkgever wel een bedrijfsPC ter beschikking stelt;
• De terugbetaling van de aankoopprijs of de gratis terbeschikkingstelling van bepaald (limitatief opgesomd) kantoormeubilair en/of informaticamateriaal.

Bron: circulaire 2021/C/20 over de tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk